Kā nekļūdīties konferenču telpas izvēlē?

Plānojot pasākumu, ievērība jāpievērš katrai detaļai, īpaši telpai, kurā to rīkojat. Apkārtējā vide rada atmosfēru un liek cilvēkiem sajusties mājīgi un nepiespiesti vai tieši pretēji – radīt diskomfortu. Kam jāpievērš uzmanība, iekārtojot konferenču telpas un kā nekļūdīties to izvēlē? Lasiet rakstu un uzziniet!

Iespēja ierastās vides maiņai
Darīt vajag, tas nav pārsteigums nevienam. Reizēm lielisks risinājums, lai:

  • pozitīvi mainītu darba ritmu; 
  • veicinātu darba ražīgumu;
  • atstātu ierasto vidi, var būt konferenču vai semināru telpu noma ārpus uzņēmuma telpām.

Konferenču telpas ir dažāda izmēra, funkcionalitātes un pielietojuma, tomēr to kalpošanas mērķis ir viens – nodrošināt kvalitatīvus darba apstākļus. Kādi tie ir?

4 aspekti, izvēloties telpu
Priekšnoteikumi konferenču, semināru vai citu pasākumu telpu izvēlei ir vairāki, un galvenie no tiem ir telpu:

  • izmērs. Ja izvēlētā telpa būs lielāka nekā nepieciešams, tā radīs tukšuma un nepabeigtības izjūtu pasākuma viesiem, tomēr, ja pārlieku maza – trūks svaigs gaiss, būs grūti pārvietoties;
  • iekārtojuma un aprīkojuma atbilstība Jūsu pasākuma tematikai. Ja, piemēram, plānots tikties ar biznesa partneriem, telpa ar ziedu rakstiem vai lidojošu taureņu zīmējumu neradīs vēlamo efektu un nopietnas sanāksmes izjūtu. Tāpat svarīgi, ka telpā atradīsies viss nepieciešamais, piemēram, projektors vai tāfele ar rakstāmajiem;
  • atrašanās vieta. Der pārliecināties, ka norises vietas atrašana viesiem neradīs grūtības un piebraucamais ceļš būs mērojams jebkādos laikapstākļos;
  • piekļuve telpai. Ja jūsu viesu vai dalībnieku sarakstā ir cilvēks ar kustību traucējumiem, svarīgi zināt, vai viņš varēs piekļūt telpām, piemēram, vai tās atrodas pirmajā stāvā, ja nē, vai ir ierīkots lifts u.t.t. 

Izvēlieties piemērotāko
Baltvilla piedāvā trīs veidu telpas konferencēm, semināriem vai Jūsu plānotiem svētkiem:

  • dzeltenā zāle, kas paredzēta, lai uzņemtu līdz 25 viesiem un dalībniekiem, 40m2 liela;
  • oranžā zāle, kas ir līdzīgas ietilpības telpa, un būs piemērota, ja plānoto dalībnieku skaits nepārsniegs 30, tā ir 35 m2 liela;
  • zaļā zāle, kas ir ietilpīgākā no visām, un uzņems līdz 100 dalībniekiem vienkopus, tās platība 80 m2. 

Visās zāles nodrošinātas ar dabisko apgaismojumu un iespēju zāli iekārtot pēc Jūsu prasībām.

Kādi ir biežākie konferenču zāles iekārtojumu veidi? 

  1. Apļveida. Lieliski piemērotas diskusijām, jo runātāji cits citu labi redzēs un nebūs problemātiski veidot acu kontaktu. 
  2. Klases tipa. Tāpat kā skolas un studiju laikā, tā arī tagad semināros vai konferencēs nereti telpa tiek iekārtota klases veidā, ja pasākuma tematika ir apmācības.
  3. „U” veida. Biežākais iekārtojuma veids konferencēs, ar domu atšķirt galveno runātāju no klausītājiem, tādējādi dodot viņam brīvu vietu savām darbībām, bet veicinot veiksmīgu sanākušo viesu, klientu vai kolēģu komunikāciju.
  4. Teātra iekārtojums. Lielākoties tiek izmantots lekciju tipa sanāksmēs, radot veiksmīgu un tajā pašā laikā citādāku telpas iekārtojumu, nekā tas būtu, kārtojot krēslu rindas parastā kārtībā.

Pirms izvēlēties par labu kādam no konferenču telpu piedāvājumam, izplānojiet telpas un vietas atbilstību no ierašanās līdz pat pasākuma vietas atstāšanas brīdim!

  1. Ierašanās. Ja plānojat pasākumu, piemēram, gada vēsākajos mēnešos, bet Jūsu izvēlētā konferenču telpa ir bez garderobes, ieteicams izvēlēties citu, atbilstošāku variantu.
  2. Funkcijas. Ja paredzēts, piemēram, dienas vai divu dienu pasākumu, kas paredz aktīvu darbību un, piemēram, brīvā laika pavadīšanu, pārliecinieties, vai ir atbilstoša telpa ēšanai, smēķēšanai, atpūtai. 
  3. Apkārtne. Ja, piemēram, plānojat svarīgu pasākumu ar biznesa partneriem, pirms sakāt kādai konferenču telpai “jā”, pārbaudiet, vai ēkas apkārtējā vide radīs nopietna un svarīga pasākuma sajūtu. 
  4. Sadarbība. Ja Jums ir paredzētas specifiskas aktivitātes vai iekārtojums, bet Jūsu noskatīto telpu īpašnieki nav gatavi atbalstīt Jūsu ieceres, neatsakieties no plāniem, bet meklējiet citas telpas ar pretimnākošiem darbiniekiem.

Viesnīcā Baltvilla atradīsiet visus priekšnoteikumus vienuviet, un šī noteikti būs lieliska vieta konferencēm. Iespējams veikt divu veidu konferenču telpu rezervāciju.

Kā mainījušās konferences?
Izmaiņas notikušas klientu vēlmēs un uzskatos par to, kāpēc un kādas konferences apmeklēt. Svarīgi palikuši trīs noteikumi:

  1. lietderīgums. Ja agrāk respektabli bija atrasties pēc iespējas vairākos pasākumos, tad šobrīd noteicošais ir pasākuma jēga nevis apmeklējumu skaits - dalībniekam ir svarīgi saprast, vai ieguldītais laiks sniegs atgriezenisko saiti un viņš iegūs sev ko jaunu;
  2. vietas un programmas atbilstība tematam. Ja netiek norādīta pilna pasākuma programma ar viesiem un plānotajām aktivitātēm vai vieta nešķiet atbilstoša tematikai, tai ir grūti piekļūt, dalībnieks apdomās, vai vērts šādam pasākumam tērēt laiku, varbūt tā vietā doties uz kādu citu pasākumu;
  3. iespējas. Apmeklētāju prasības ir augušas, tāpēc svarīgi, lai kvalitātē līdzvērtīgi būtu četri punkti - saturs, telpa, izklaides un diskusija. To izlīdzinot, garantētas labas atsauksmes no viesu puses.

Lai sniegtu pasākuma viesim vēlamo komfortu, radiet kvalitatīvu saturu un izvēlieties īsto vietu tā rīkošanai!

Augstām prasībām atbilstoša vide
Visa veida konferenču un pasākumu rīkošana skaistajās Baltvilla konferenču telpās attaisnos visas Jūsu viesu vēlmes vienuviet, jo:

  • konferenču telpas atrodas vien apmēram 15 minūšu brauciena attālumā no galvaspilsētas Rīgas un ir pievienots automaģistrāles VIA Baltica viduspunktam;
  • par automašīnas stāvvietu nebūs jāmaksā, to novietot varēsiet stāvlaukumā, kas atrodas pie pašas viesnīcas;
  • restorāna personāls parūpēsies gan par Jums, gan Jūsu viesiem, pasniedzot izcilas brokastis, kā arī labāko kafiju un uzkodas atpūtas brīžos un gardas pusdienas vai vakariņas turpat, neatstājot „Baltvilla” telpas;
  • pēc Jūsu pasākuma, semināra vai konferences oficiālās daļas varēsiet atpūsties, piemēram, izmantojot veselības centra „Baltezers” fizioterapeita sniegtos pakalpojumus vai apmeklējot sporta centru un nūjojot;
  • vēlamo pasākumu rīkot varat kādā no trim auditorijām, izvēloties viesu skaitam un Jūsu vajadzībām atbilstošāko.

Papildus šīm priekšrocībām, iespējams rezervēt telpu konferencēm ar papildu piedāvājumiem, un tās sauc par All Inclusive konferencēm.

All Inclusive konferences
Baltvilla pilnās komplektācijas konferences, kuru plānošanā Jums nebūs jāiesaistās, vien jāierodas noteiktajā laikā. Kas šajā piedāvājumā ietilpst? Turpiniet lasīt un uzziniet!

Konferenču zāļu aprīkojums
Plānotā pasākuma pamatā, protams, ir pati konference, seminārs vai kas cits. Izvēloties vienu no konferences telpām, jābrīdina par nepieciešamā tehniskā aprīkojuma specifikāciju, piemēram:

  • interneta pieslēgums (bezvadu);
  • skaņu sistēma;
  • ekrāns un projektors;
  • ventilācijas sistēma u.c.

Telpu aprīkojums ir svarīgs konferenču rīkotājiem, bet apmeklētāju labsajūtu veicinās ne tikai kvalitatīva apkalpošana, bet arī atpūta pēc padarītā darba.

Kad darbs satiekas ar izklaidi
Pēc kārtīgi padarīta darba jāatrod laiks, lai palutinātu sevi un kārtīgi atpūstos. Piedāvājums ir plašs, tajā sev tīkamu izklaidi atrast varēs jebkurš. Iespējamās atpūtas sarakstā ietilpst, piemēram:

  • vīnu degustācija vai vīna vakariņas ar vīnzini;
  • gardu dzērienu malkošana 4. stāva bārā, nesteidzīgi baudot skaisto skatu un mierpilno atmosfēru;
  • itāļu virtuves degustācijas šefpavāra vadībā;
  • plašs piedāvājums no SPA centra;
  • nūjošana vai jogas nodarbības brīvā dabā, baudot apkārtnes skatus un burvīgo dabu;
  • ūdenssporta izklaides Jūsu aktīvākajiem un ekstrēmākajiem viesiem.

Starp produktīvām darba stundām un pelnītas atpūtas, piedāvājumā ietilpst arī ēdināšana gan kafijas paužu formātā, gan pusdienas un vakariņas. 

Kafijas pauzes
Visas dienas garumā Jūsu pasākuma dalībniekiem būs pieejama kafija, tēja, ūdens un uzkodas bez ierobežojuma.

Uzkodas tiks pasniegtas divas reizes:

  1. Pirms pasākuma dalībnieki tiks sagaidīti ar īpašajām sagaidīšanas brokastīm, kurās pasniegs dzērienus un siera un gaļas izlasi, dažāda veida augļus un dārzeņus, kā arī citas uzkodas, dodot nepieciešamo enerģiju;
  2. Pēc tam, kad tiks aizvadītas pusdienas un konferences vai semināra otrais cēliens, uzkodas pasniegs otrreiz. Tajās tiks iekļautas dažāda veida kanapē maizītes, augļi, jogurts un citas spēcinošas uzkodas, lai spēks neaptrūktos līdz pat konferences noslēgumam. 

Ēdiens laimīgam viesim
Ar uzkodām vien būs par maz, tāpēc All Inclusive konferencēs tiek piedāvāti arī šādi ēdināšanas piedāvājumi:

  • pusdienas viesnīcas restorānā. Lai katrs konferences dalībnieks spētu atrast sev tīkamāko ēdienu salikumu un ieturētu sātīgas pusdienas, tiek piedāvāts zviedru galds, kurā ietilpst uzkodas, salāti un siltie ēdieni;
  • vakariņas ar apkalpošanu pie galdiņiem, kurās iekļauti trīs ēdieni pēc dalībnieka ieskatiem (vakariņas piedāvājumā ar nakšņošanu).

Pēc vakariņām iespēja veikt pirms miega pastaigu, lai pēc garās un darbīgās dienas dotos pie miera kādā no 4 zvaigžņu viesnīcas numuriņiem.

Īpašam pasākumam – īpaša vide. Baltvilla to nodrošina gan tās lieliskā atrašanās vieta pašā Baltezera krastā, gan darbinieku rūpes par katrām klientu vēlmēm. Ienāciet Baltvilla.lv un izvēlieties sev piemērotāko konferenču zāli, lai iepriecinātu darba kolēģus, viesus vai sadarbības partnerus, vadot dienu kādā no mājīgajām un profesionāli iekārtotajām telpām!

Reklāmraksti